L'obtention du Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) est une étape cruciale pour les formateurs. Ce numéro, délivré par la Direction régionale interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS, ce nom est d'une longueur inouïe je vous l'accorde , mais c'est bien au sein de cette institution que beaucoup de choses se passent🙃), légalise leur activité de formation et leur permet de se conformer aux exigences réglementaires. Dans cet article, nous allons expliquer en quoi consiste le NDA, son importance et les démarches pour l'obtenir.
Qu'est-ce que le numéro de déclaration d'activité ?
Le Numéro de Déclaration d'Activité est un élément légal essentiel pour tout formateur professionnel. Conforme à la loi, il est délivré par la DREETS de la région où le formateur exerce son activité de formation. Ce numéro apparaît sur différents documents professionnels tels que les factures, les devis, les bons de commande, les contrats ou les conventions de formation.
Le NDA est composé de 11 chiffres et contient des informations importantes sur la localisation du siège social du formateur et de son implantation. Cependant, il ne doit pas être confondu avec une accréditation liée à l'enseignement supérieur, une reconnaissance de certification ou un agrément du formateur. Il s'agit simplement d'un numéro d'enregistrement unique rattaché à l'activité de formation professionnelle.
À quoi sert le NDA ?
Bien que le NDA ne valide pas les compétences et les diplômes du formateur, il reste obligatoire pour facturer les prestations de formation. De plus, il constitue un premier pas vers le développement de l'activité de formation professionnelle. En effet, la possession du NDA ouvre la voie à la certification Qualiopi (anciennement référencement Datadock), ce qui peut permettre aux formateurs de bénéficier de financements publics pour leurs formations.
Les obligations liées à la déclaration d'activité
La déclaration d'activité n'est pas seulement une formalité administrative, elle entraîne des obligations pour le formateur. Cela implique de faire une déclaration d'activité, de soumettre chaque année un bilan pédagogique et financier, de suivre des modalités contractuelles spécifiques, de respecter des règles comptables particulières, et enfin, d'informer les stagiaires de manière adéquate.
En ce qui concerne le bilan pédagogique et financier (BPF) qui retrace les activités de formation, c'est assez rigoureux et il vous sera demandé de précisé l'origine des fonds de financement, les heures de formation, le nombre de participants, etc. Ça parait plus compliqué que cela ne l'est en réalité, on vous explique tout dans notre article sur Qu'est-ce que le BPF et comment le déclarer ?
Comment obtenir le numéro de déclaration d'activité ?
Depuis septembre 2021, la demande de déclaration d'activité se fait en ligne. Voici les étapes et les éléments nécessaires pour obtenir le NDA :
Les étapes à suivre
Deux façons de faire une déclaration d'activité : en ligne, sur le site du gouvernement, ou via un cerfa version papier, à envoyer par la poste.
Cette demande va nécessiter un certain nombre de documents, dont une convention en lien avec une première action de formation ou un premier contrat de formation que vous avez mené. Cette convention ou ce contrat doivent dater de moins de trois mois.
Remplir le cerfa ou le formulaire en ligne, vous permettant de faire votre demande. Une réponse par courrier ou par e-mail est attribuée dans un délai de trente jours maximum après réception du dossier complet.
Les éléments à fournir
- Le cerfa (si demande physique)
- La copie du justificatif d'attribution du SIRENE (disponible gratuitement et rapidement sur le site pappers) ou le Kbis (disponible gratuitement et rapidement sur le site Monidnum)
- Un bulletin numéro 3 du casier judiciaire, disponible sur le site du gouvernement à cette adresse. Il y a quelques années on le recevait au format papier, aujourd'hui tout est dématérialisé.
- Un CV à jour
- Un programme de formation (facultatif à la demande de l'administration)
- Une liste de stagiaires (facultatif à la demande de l'administration)
- Un déroulé pédagogique (facultatif à la demande de l'administration)
- Le justificatif de diplômes (facultatif à la demande de l'administration)
N.B : En complément, les personnes qui étudient votre demande peuvent vous demander un programme de formation, une liste des stagiaires et/ou un déroulé pédagogique. Elle peut aussi vous demander un justificatif concernant les compétences que vous transmettez aux stagiaires (diplômes, justificatifs de compétences, etc.) Pour simplifier la tâche, il est peut-être bienvenu de l'inclure dès le début dans votre demande, pour éviter les allers-retours. Si ce n'est pas le cas, vous avez 15 jours pour envoyer les documents complémentaires demandés.
Comme mentionné plus haut, il vous sera demandé de justifier d'une première action de formation, voici les éléments de preuves à fournir :
- Soit une convention de formation professionnelle,
- ou un bon de commande ou une facture,
- ou un premier contrat de formation,
- ou un contrat d'apprentissage.
Délai d'instruction : 1 mois
En cas de refus, et si le délai de 3 mois est dépassé, il est souvent nécessaire de recommencer à 0 le dossier. Mais les conseillers de la DREETS restent disponible par e-mail et répondent à toutes vos questions.
La conservation du NDA, la déclaration de BPF et l'exonération de TVA
Obtenir le NDA ne suffit pas, il doit être conservé et renouvelé régulièrement. Depuis 2017, l'enregistrement du NDA est révocable, et le formateur peut le perdre en cas de non-respect des obligations liées à l'activité de formation, l'absence de formation sur l'année ou l'absence de saisie du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) dans les délais.
La déclaration de Bilan Pédagogique et Financier fait également partie de ces obligations. Chaque année, avant le 30 avril, le formateur doit réaliser cette déclaration en ligne, quel que soit son statut juridique. Le BPF permet de retranscrire l'activité de formation du formateur, notamment en mentionnant l'origine des fonds de financement, le nombre d'heures de formation dispensées et le nombre de participants. En cas d'absence de formation sur l'année ou de non-envoi du BPF dans les délais, le formateur risque de perdre son NDA.
Conclusion
Bien que cette démarche puisse s'avérer chronophage et énergivore (beaucoup de formateurs abandonnent la démarche en cours), c'est une façon d'officialiser son activité en tant que formateur. Les centres de formations demandent désormais aux formateurs sous-traitants d'être titulaire de ce NDA, permettant de s'assurer pour un Organisme de Formation que le formateur est un professionnel reconnu qui est au fait de l'environnement de la formation continue pour adulte.
Au Collectif, nous pouvons vous accompagner dans cette démarche de demande de NDA et ce sera prochainement un prérequis obligatoire pour tous les formateurs qui souhaitent collaborer avec nous.
